1. Загальний відділ є структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації (далі – відділ) і відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації” утворюється головою обласної державної адміністрації.

Відділ підпорядковується заступнику голови – керівникові апарату облдержадміністрації.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Регламентом Дніпропетровської обласної державної адміністрації, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, наказами заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, цим Положенням, Інструкцією з діловодства в Дніпропетровській облдержадміністрації та іншими нормативними документами.

3. Структура, штатна чисельність та фонд оплати праці працівників відділу затверджуються розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

4. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду головою обласної державної адміністрації за поданням заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, інші працівники відділу призначаються та звільняються з посад головою обласної державної адміністрації за поданням заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації за пропозицією начальника відділу.

5. Посадові інструкції працівників відділу затверджує заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації.

6. Відділ має свій бланк, який використовується в діловому листуванні виключно для інформаційно-роз’яснювальних питань.

7. Згідно з розпорядженням голови облдержадміністрації від 10 травня 2011 року № Р-309/0/3-11 “Про організацію роботи щодо виконання Закону України „Про доступ до публічної інформації” відділ визначений ñòðóêòóðíèì ï³äðîçä³ëîì облдержадміністрації, ùî çàáåçïå÷óº äîñòóï çàïèòóâà÷³â äî ³íôîðìàö³¿ çã³äíî із çàêîíàìè Óêðà¿íè „Ïðî ³íôîðìàö³þ” та „Ïðî äîñòóï äî ïóáë³÷íî¿ ³íôîðìàö³¿”, у зв’язку з чим відділ:
організовує роботу, спрямовану на забезпечення прозорості та відкритості діяльності облдержадміністрації, а також реалізацію права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання облдержадміністрацією своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні облдержадміністрації.
приймає інформаційні запити, що надходять до облдержадміністрації як розпорядника інформації, забезпечує їх реєстрацію, своєчасне опрацювання та надання відповідей на них в порядку та у строки, визначені Законом України „Про доступ до публічної інформації”;
координує діяльність та надає методичну допомогу посадовим особам структурних підрозділів облдержадміністрації, які визначені відповідальними з питань доступу до публічної інформації;
реєструє та окремо веде облік запитів на публічну інформацію, що надійшли до облдержадміністрації в порядку, визначеному Законом України „Про доступ до публічної інформації”;
веде єдину систему обліку документів, що містять публічну інформацію та знаходяться у володінні облдержадміністрації, та запитів на публічну інформацію;
аналізує та систематизує запити на публічну інформацію за галузевою та іншими ознаками;
здійснює контроль щодо задоволення запитів на публічну інформацію;
направляє запити на публічну інформацію належному розпоряднику відповідно до частини третьої статті 22 Закону України „Про доступ до публічної інформації”;
щотижнево готує звіти стосовно опрацювання запитів на публічну інформацію;
оприлюднює та систематично оновлює на офіційному веб-сайті облдержадміністрації у розділі „Доступ до публічної інформації” відомості щодо кількості отриманих запитів на публічну інформацію та відповідей на них;
вносить пропозиції щодо вдосконалення чинного в Україні законодавства з питань доступу до публічної інформації.

8. Основними завданнями відділу є:

8.1. Організація єдиного порядку документування і роботи з документами в апараті обласної державної адміністрації на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованих технологій документообігу та його удосконалення.
8.2. Опрацювання розпорядчих документів керівництва облдерж-адміністрації та вихідної кореспонденції відповідно до норм Українського правопису та Інструкції з діловодства в Дніпропетровській обласній державній адміністрації.

8.3. Організаційно-технічне забезпечення засідань колегії, нарад та інших заходів обласної державної адміністрації.

8.4. Ведення архівної справи в апараті обласної державної адміністрації.

8.5. Надання методичної допомоги відділам, управлінням, іншим структурним підрозділам обласної державної адміністрації, районним державним адміністраціям, органам місцевого самоврядування з питань діловодства та діловодного контролю.

9. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

9.1. Забезпечує:
ведення діловодства в апараті обласної державної адміністрації відповідно до Регламенту Дніпропетровської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 30 ÷åðâíÿ 2010 ðîêó ¹ Ð-320/0/3-10 (ç³ çì³íàìè òà äîïîâíåííÿìè), Положення про апарат Дніпропетровської обласної державної адміністрації та Інструкції з діловодства в Дніпропетровській обласній державній адміністрації;
виконання облдержадміністрацією обов’язків розпорядника інформації, передбачених Законом України „Про доступ до публічної інформації”;
безперебійне функціонування центрального автоматизованого робочого місця офіційної електронної пошти облдержадміністрації;
дотримання норм діловодства під час підготовки проектів розпоряджень, доручень голови обласної державної адміністрації, наказів заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, інших внутрішніх та вихідних документів;
якісну підготовку усіх документів державною мовою;
проведення експертизи цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує описи документів і справи до здачі у державний архів та акти для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
разом з організаційним та іншими відділами апарату обласної державної адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії облдерж-адміністрації, нарад та інших заходів, що проводяться обласною державною адміністрацією;
направлення розпоряджень голови обласної державної адміністрації на державну реєстрацію до головного управління юстиції в Дніпропетровській області за визначенням юридичного управління облдержадміністрації, а разом з управлінням преси та інформації облдержадміністрації – їх оприлюднення у засобах масової інформації, в інформаційно-комп’ютерній системі „ЛІГА:ЗАКОН” та на веб-сайті облдержадміністрації.

9.2. Приймає, реєструє в автоматизованій комп’ютерній системі управління документообігом „ДОК ПРОФ 2.0”, веде облік і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію обласної державної адміністрації. Реєструє і відправляє вихідну кореспон-денцію.

9.3. Здійснює:
приймання і передавання офіційних електронних документів та факсів;
перевірки стану діловодства у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях, органах місцевого самоврядування;
тиражування службових документів вищестоящих органів влади та обласної державної адміністрації, своєчасно розсилає їх відповідним відділам, управлінням, підприємствам, установам, службовим особам і громадянам; у випадках, передбачених законодавством, видає копії, довідки, витяги з документів обласної державної адміністрації;
оперативний пошук документів;
організаційне та технічне забезпечення виборів і референдумів згідно з чинним законодавством України;
діловодний контроль за виконанням документів у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій.

9.4. Складає зведену номенклатуру справ апарату обласної державної адміністрації, забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів для передачі їх на державне зберігання; організовує роботу архіву апарату обласної державної адміністрації згідно з чинним законодавством та іншими нормативними документами з архівної справи.

9.5. Готує аналітичні довідки, звіти, інформації з питань діловодства і доповідає керівництву обласної державної адміністрації.

9.6. Упроваджує Державну уніфіковану систему документації, інші нормативні документи з діловодства в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації, розробляє і вносить на розгляд голови, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації проекти інструкцій та методичні матеріали з питань діловодства, удосконалює форми і методи роботи з документами в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації з використанням новітньої організаційної техніки та комп’ютерних технологій.

9.7. Вивчає досвід діловодних служб відділів та управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконавчих комітетів міських та районних рад, сільських і селищних рад, надає їм методичну допомогу щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, сприяє підвищенню професіоналізму працівників, які займаються діловодством у відділах, управліннях облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах міських та районних рад.

9.8. Проводить технологічну практику для студентів Дніпропетровського транспортно-економічного коледжу за спеціальністю „Діловодство”, а також для удосконалення професійних якостей, надбання практичного досвіду в роботі з автоматизованою комп’ютерною системою управління документообігу “ДОК ПРОФ 2.0” – стажування працівників структурних підрозділів облдержадміністрації та райдержадміністрацій (разом з Головним інформаційно-комерційним та науково-виробничим центром області у комп’ютерному класі на базі центру).

9.9. Веде облік бланків листів обласної державної адміністрації і контролює їх використання за призначенням.

9.10. Бере участь у розробці і виданні телефонних та інших довідників, необхідних для роботи обласної державної адміністрації та підпорядкованих структур.

10. Відділ має право:

10.1. Брати участь у роботі колегій обласної і районних державних адміністрацій, а також у нарадах і семінарах, що проводяться цими органами.

10.2. Подавати керівництву обласної державної адміністрації проекти розпоряджень та доповідні записки з питань удосконалення організації діловодства.

10.3. Отримувати від управлінь, відділів, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій, підприємств, організацій та установ інформацію, а також документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

10.4. Вимагати від виконавців дотримання правил підготовки, оформлення та термінів виконання службових документів.

10.5. Повертати управлінням, відділам та іншим виконавцям на доопрацювання проекти розпоряджень і листів, інші документи, подані з порушенням інструкцій і норм діловодства.

10.6. Проводити:
семінари, інструктажі, консультації, надавати методичні рекомендації працівникам апарату, структурних підрозділів облдержадміністрації, райдерж-адміністрацій, органів місцевого самоврядування з питань, що відносяться до компетенції відділу;
перевірки стану діловодства у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій та вимагати виконання правил роботи з документами.

10.7. Завіряти печаткою “Загальний відділ” документи у випадках, передбачених Регламентом обласної державної адміністрації і нормами діловодства, а також користуватися круглими печатками: “Для відряджень”, “Для телеграм”, “Для пакетів”.

11. Організація роботи відділу:

11.1. Робота відділу ведеться відповідно до щоквартальних (поточних), місячних (оперативних) планів, які складаються на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва відповідно до функцій відділу.

11.2. Відділ у процесі своєї діяльності взаємодіє:
з помічниками голови та заступників голови облдержадміністрації, працівниками апарату, керівниками структурних підрозділів облдерж-адміністрації – з питань роботи з документами, контролю і перевірки їх виконання, підготовки засідань колегії, нарад та інших заходів облдержадміністрації, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в необхідних цілях;
з юридичним управлінням облдержадміністрації – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів, поданням їх на державну реєстрацію та оприлюдненням;
з відділом контролю облдержадміністрації – з питань вчасного та якісного виконання документів, проведення перевірок і методичної роботи;
з відділами кадрової роботи, фінансового забезпечення облдержадміністрації – з питань формування кадрового резерву, розстановки кадрів, умов і оплати праці працівників відділу;
з управлінням інформаційно-комп’ютерного забезпечення облдерж-адміністрації – з питань упровадження комп’ютерних технологій в організацію документообігу та обслуговування комп’ютерної техніки;
з адміністративним управлінням облдержадміністрації та відділом фінансового забезпечення облдержадміністрації – з питань придбання оргтехніки, канцелярського приладдя тощо.

11.3. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.

12. Керівник відділу:
здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
визначає посадові обов’язки та кваліфікаційні вимоги працівників відділу;
виконує інші обов’язки, передбачені посадовою інструкцією.